Remplir un tableau Excel, scanner des tickets froissés, relancer le service comptable trois fois avant d’être remboursé — le circuit traditionnel des notes de frais coûte du temps à tout le monde. Lucca propose de casser ce cycle en intégrant la gestion des dépenses directement dans son SIRH modulaire. Résultat : les collaborateurs soumettent leurs frais depuis leur téléphone, les managers valident en quelques clics, et la paie récupère les données sans ressaisie.
Mais Lucca n’est pas une application dédiée aux notes de frais comme Expensya ou N2F. C’est une suite RH complète — congés, absences, entretiens, objectifs, temps de travail — dans laquelle le module de remboursement de frais s’intègre. Ce positionnement a des avantages réels… et quelques limites à connaître avant de signer.
Ce que fait concrètement le module notes de frais de Lucca
La saisie côté collaborateur
L’interface s’appelle Cleemy — c’est le nom commercial du module notes de frais au sein de la suite Lucca. Un collaborateur prend une photo de son justificatif avec son smartphone, renseigne la nature de la dépense, le montant et la devise, puis soumet. L’OCR intégré tente de préremplir les champs automatiquement, avec un taux de réussite correct sur les tickets bien lisibles. Pour les déplacements en voiture, le calcul d’indemnités kilométriques s’appuie sur les barèmes fiscaux en vigueur, mis à jour chaque année.
Ce qui distingue Cleemy d’un simple outil de scan : chaque dépense peut être rattachée à un projet, un centre de coût ou un client — utile pour les entreprises qui refacturent leurs frais. Les catégories sont paramétrables par l’administrateur RH, ce qui évite les erreurs d’imputation fréquentes quand les collaborateurs classent eux-mêmes leurs achats.
💡 Notre conseil
Avant de déployer Cleemy, cartographiez vos catégories de dépenses avec la comptabilité. Un paramétrage soigné dès le départ évite 80 % des retraitements manuels en fin de mois.
La validation et le suivi managérial
Le circuit de validation est configurable : un seul valideur, deux niveaux hiérarchiques, ou une validation automatique sous un seuil défini. Les managers reçoivent une notification dès qu’une note de frais est soumise et peuvent approuver depuis leur espace personnel sans se connecter au back-office. Le suivi en temps réel de chaque demande — en attente, validée, refusée, payée — est visible des deux côtés, ce qui réduit les relances inutiles.
Les demandes de remboursement peuvent être regroupées par période (semaine, quinzaine, mois) selon les règles de l’entreprise. Un collaborateur en déplacement fréquent n’a pas à soumettre une note par dépense : il consolide, puis envoie.
73 %
des DRH citent la saisie manuelle comme principale source d’erreurs dans les remboursements de frais (Baromètre DFCG 2023)
L’intégration avec la paie et la comptabilité
C’est là que le positionnement SIRH de Lucca prend tout son sens. Cleemy s’interface nativement avec Pagga (l’outil de paie Lucca) et avec les principaux logiciels comptables du marché — Sage, Cegid, SAP, QuickBooks. Les données validées remontent automatiquement sans export CSV intermédiaire. Pour les entreprises qui externalisent leur paie, Lucca génère un fichier d’interface paramétrable.
Cette connexion directe entre notes de frais et paie élimine le risque de décalage : un frais validé le 25 du mois peut être intégré dans le bulletin de salaire du même mois, sans intervention manuelle du service RH.
Lucca SIRH : le contexte dans lequel s’inscrit Cleemy
Une suite modulaire, pas un monolithe
Lucca ne vend pas un ERP RH tout-en-un figé. La logique est modulaire : une entreprise peut adopter uniquement Timmi Absences (gestion des congés et absences), uniquement Cleemy (notes de frais), ou construire progressivement sa suite. Chaque module partage la même base de données de collaborateurs, ce qui évite les doublons de saisie.
Les modules disponibles couvrent un spectre large :
- Timmi Absences — congés, absences, compteurs
- Timmi Temps — suivi du temps de travail et badgeage
- Poplee Core RH — dossiers collaborateurs et organigramme
- Poplee Entretiens — campagnes d’entretiens annuels et objectifs
- Cleemy Notes de frais — remboursements de dépenses
- Pagga — gestion de la paie
- Figgo — avantages salariés (tickets restaurant, mobilité)
✅ À retenir
Si votre entreprise gère déjà les congés ou le temps de travail sur Lucca, ajouter Cleemy est logique : les données collaborateurs existent déjà, le déploiement est rapide et l’adoption plus simple.
Pour quelles entreprises Lucca est-il adapté ?
Lucca cible principalement les PME et ETI françaises de 50 à 2 000 collaborateurs. En dessous, le rapport fonctionnalités/coût penche parfois en faveur d’outils plus simples. Au-dessus, les grands groupes ont souvent des contraintes d’intégration qui orientent vers des suites SAP ou Workday.
| 🏢 Lucca Cleemy | 📱 Outils spécialisés (Expensya, N2F) |
|---|---|
| Intégration native avec le reste du SIRH Lucca Circuit de validation paramétrable Connexion paie directe Moins de fonctionnalités avancées en analytique dépenses |
Fonctionnalités analytiques plus poussées Connecteurs avec de nombreux SIRH tiers Souvent moins coûteux si utilisé seul Nécessite une intégration technique avec la paie |
🎯 Adopter Lucca pour ses notes de frais : ce qu’il faut anticiper
Le prix et la structure tarifaire
Lucca facture ses modules au nombre d’utilisateurs actifs, en abonnement mensuel. Cleemy coûte environ 4 à 6 € par collaborateur et par mois selon les options et la taille de l’entreprise — les tarifs exacts sont fournis sur devis. S’y ajoutent les frais de mise en place (paramétrage, formation) qui varient selon la complexité du déploiement. Pour une PME de 100 personnes, le budget annuel tourne autour de 5 000 à 7 000 € pour le seul module notes de frais.
⚠️ À garder en tête
Lucca n’affiche pas ses prix publiquement. Demandez un devis détaillé en précisant le nombre de modules souhaités et le volume de collaborateurs : le coût global peut surprendre si on empile plusieurs modules sans avoir simulé l’enveloppe totale.
La mise en place et la prise en main
Lucca propose un onboarding structuré avec des référents dédiés. La configuration initiale — paramétrage des catégories, des circuits de validation, des exports comptables — prend généralement entre deux et six semaines selon la taille de l’entreprise et la disponibilité des équipes RH et IT en interne. L’interface est en français, claire, et les collaborateurs n’ont pas besoin de formation longue pour soumettre leurs premières notes.
Le support est accessible via un portail d’aide en ligne (support.lucca.fr) et par email. Certains utilisateurs signalent des délais de réponse variables selon les périodes, notamment en fin d’année sociale quand les demandes convergent.
Lister toutes les catégories de dépenses avec la comptabilité avant de commencer le paramétrage.
Définir les circuits de validation par population (cadres, commerciaux, direction) selon les règles internes.
Valider le format des exports avec la paie ou l’expert-comptable avant le déploiement en production.
Organiser une session courte (30 min suffit) pour que les valideurs maîtrisent leur tableau de bord avant le lancement.
Si vous cherchez à comparer Lucca avec d’autres SIRH modulaires, notre article sur comment choisir son logiciel SIRH en PME peut aider à structurer la décision avant de demander des démos.
Questions fréquentes
Cleemy peut-il fonctionner sans les autres modules Lucca ?
Oui. Cleemy s’achète seul, sans obligation de souscrire aux autres modules de la suite Lucca. Il s’intègre alors avec votre SIRH existant via des connecteurs ou des exports de fichiers. Le bénéfice est moindre comparé à un usage combiné avec Timmi ou Pagga, mais le module reste pleinement opérationnel en standalone.
Lucca Cleemy est-il conforme au RGPD ?
Lucca est une entreprise française dont les données sont hébergées en France (OVHcloud). Le traitement des données de remboursement de frais est soumis aux obligations RGPD, et Lucca publie une documentation sur ses engagements en matière de protection des données. Un DPA (Data Processing Agreement) est disponible sur demande pour les entreprises qui en ont besoin dans le cadre de leur conformité.
Quelle est la différence entre Lucca et des applications comme Expensya ou N2F ?
Expensya et N2F sont des outils purement dédiés aux notes de frais, avec des fonctionnalités analytiques souvent plus avancées et une compatibilité élargie avec de nombreux SIRH tiers. Lucca Cleemy est un module intégré dans une suite RH : son avantage est la fluidité des données avec la paie, les congés et les dossiers salariés. Si votre entreprise utilise déjà d’autres modules Lucca, Cleemy est le choix logique. Sinon, comparer les deux approches sur un cas concret est conseillé.
Comment accéder à Lucca depuis son téléphone ?
Lucca dispose d’une application mobile disponible sur iOS et Android. Chaque collaborateur se connecte avec ses identifiants professionnels (email + mot de passe, ou via SSO si l’entreprise l’a activé). Depuis l’app, il peut prendre en photo ses justificatifs, soumettre des notes de frais, consulter ses compteurs de congés et suivre le statut de ses demandes en temps réel.
Lucca gère-t-il les indemnités kilométriques automatiquement ?
Oui. Cleemy intègre les barèmes kilométriques de l’administration fiscale française, mis à jour chaque année. Le collaborateur renseigne la puissance fiscale de son véhicule et la distance parcourue — le montant remboursable est calculé automatiquement. L’outil prend en charge les véhicules thermiques, les vélos (forfait mobilité) et peut être configuré pour les véhicules électriques selon les règles propres à chaque entreprise.