Gérer des notes de frais à la main, c’est perdre du temps à deux niveaux : celui du salarié qui remplit son tableau Excel, et celui du comptable qui vérifie ligne par ligne. Cleemy, développé par l’éditeur français Lucca, promet de court-circuiter cette double perte. Mais est-ce que ça tient la route au quotidien ?
Cleemy s’adresse aux PME et ETI qui cherchent un outil structuré, pas un simple formulaire en ligne. Le logiciel fait partie de la suite Lucca, qui regroupe aussi des modules RH, de gestion du temps et de paie. Cette intégration native est l’un des vrais arguments du produit — mais pas le seul.
Ce que fait Cleemy concrètement
La saisie des dépenses côté collaborateurs
Le principe de base : le salarié photo son justificatif depuis l’application mobile, et Cleemy extrait automatiquement les données via OCR (montant, date, marchand). Fini le ticket de restaurant plié dans un portefeuille pendant trois semaines. La saisie prend moins d’une minute par dépense dans les cas standard.
Les collaborateurs peuvent créer des notes de frais groupées par mission ou par mois, ajouter un commentaire, sélectionner la nature de la dépense (transport, repas, hébergement…), puis soumettre en un clic. L’interface est sobre — pas de menus cachés, pas de formation nécessaire.
💡 Notre conseil
Activez la capture OCR dès le premier jour pour vos équipes terrain. Le gain de temps est immédiat, et ça réduit les erreurs de saisie manuelle dès le départ — pas besoin d’attendre un déploiement progressif.
Le contrôle automatique des règles de remboursement
C’est là que Cleemy se distingue d’un simple formulaire. L’outil applique automatiquement les plafonds de remboursement définis par l’entreprise : si la politique interne fixe un plafond de 25 € pour un repas en solo, toute dépense au-delà est signalée sans que le manager ait à lire chaque ligne.
Ces règles sont configurables par profil, par pays, par type de dépense. Une équipe commerciale peut avoir des plafonds différents de ceux de l’équipe administrative. Ce paramétrage fin évite les interprétations et les discussions en fin de mois.
- Détection automatique des doublons
- Alertes en cas de dépassement de plafond
- Blocage ou mise en attente selon les règles définies
- Traçabilité complète de chaque validation
🎯 L’intégration dans l’écosystème Lucca
Connexion avec les autres modules RH
Cleemy est pensé pour fonctionner avec le reste de la suite Lucca. Timmi Absences, Figgo, Poplee… les données circulent entre les modules sans import/export manuel. Résultat : quand un salarié part en déplacement, ses jours d’absence et ses dépenses sont liés au même contexte sans double saisie.
Cette cohérence interne est concrète. Une PME de 80 personnes qui utilise déjà Lucca pour la gestion des congés va trouver Cleemy naturel à adopter. Pour une entreprise qui part de zéro avec un autre SIRH, l’argument est moins fort.
72%
des entreprises utilisant Cleemy déclarent avoir réduit leur temps de traitement des notes de frais de plus de moitié (source : Lucca, baromètre clients 2023)
Export comptable et paiement
Du côté des équipes comptables, Cleemy génère des exports paramétrables vers les principaux logiciels comptables du marché : Sage, Cegid, Quadratus, ou via FTP personnalisé. Chaque dépense est codifiée selon le plan comptable de l’entreprise, sans retouche manuelle.
Le remboursement peut s’intégrer directement dans la paie (via Nibelis ou PayFit) ou être traité en virement séparé. Ce choix dépend de l’organisation interne, mais les deux options sont disponibles nativement.
| ⚙️ Fonctionnalité | 📋 Détail |
|---|---|
| OCR automatique | Lecture des justificatifs photo depuis mobile ou web |
| Règles de remboursement | Plafonds par profil, pays, nature de dépense |
| Export comptable | Sage, Cegid, Quadratus, FTP personnalisé |
| Gestion des cartes bancaires pro | Import automatique des relevés carte |
| Workflow de validation | Validation N+1, N+2, ou comptable selon config |
⚠️ Les limites à connaître avant de signer
Courbe d’apprentissage côté administrateur
Cleemy est puissant, mais ce pouvoir se paie au moment de la configuration initiale. Paramétrer les règles de remboursement, connecter le plan comptable, définir les workflows de validation : ça prend du temps. Comptez plusieurs jours de travail pour un déploiement propre, voire plus si l’entreprise a des cas particuliers (salariés détachés, frais en devises étrangères, remboursements partiels).
Le support Lucca est réactif — c’est reconnu par la majorité des utilisateurs sur les plateformes d’avis comme G2 ou Capterra. Mais la documentation en ligne reste parfois lacunaire sur les configurations avancées.
⚠️ À garder en tête
Cleemy est conçu pour des entreprises d’au moins 50 collaborateurs. En dessous de ce seuil, le rapport coût/complexité peut être défavorable : un outil plus léger comme Expensify ou même un Google Forms bien ficelé suffira souvent.
Le prix, point sensible
Lucca pratique une tarification modulaire : chaque brique se facture par utilisateur et par mois. Cleemy seul tourne autour de 4 à 6 € par utilisateur/mois selon la taille du contrat et les options. Ajoutez d’autres modules Lucca, et la facture monte vite.
Ce n’est pas forcément rédhibitoire si le gain de temps est réel — et il l’est. Mais l’argument financier doit être calculé sérieusement, pas juste estimé à la louche. Une équipe de 100 personnes avec 30 collaborateurs ayant régulièrement des frais professionnels : le calcul est rentable. 200 salariés dont 10 font des notes de frais occasionnellement : moins évident.
| ✅ Avantages | ❌ Limites |
|---|---|
| • OCR fiable et rapide • Règles de remboursement granulaires • Intégration native avec la suite Lucca • Export comptable paramétrable • Interface simple pour les collaborateurs |
• Configuration initiale chronophage • Tarif peu adapté aux très petites équipes • Dépendance à l’écosystème Lucca • Documentation parfois incomplète |
Pour qui Cleemy est vraiment fait
Les profils qui en tirent le plus de valeur
Cleemy convient particulièrement aux entreprises qui ont déjà une certaine maturité dans leur organisation : des politiques de remboursement formalisées, un plan comptable structuré, et des équipes habituées aux outils SaaS. Ce n’est pas un outil qu’on sort de la boîte en une heure.
Les secteurs où le logiciel performe le mieux :
- Cabinets de conseil avec des équipes souvent en déplacement
- PME industrielles avec des commerciaux terrain
- Entreprises de services professionnels multi-sites
- Sociétés déjà équipées d’autres modules Lucca
✅ À retenir
Cleemy n’est pas le logiciel de notes de frais le plus simple du marché, mais c’est l’un des plus complets pour les entreprises de 50 à 500 collaborateurs qui veulent vraiment automatiser le traitement de bout en bout — de la photo du ticket jusqu’à l’écriture comptable.
La question à se poser avant de choisir
La vraie question n’est pas « Cleemy est-il bien ? » — il l’est, techniquement. La bonne question : votre organisation est-elle prête à en tirer parti ? Si vos politiques de remboursement sont floues, si votre plan comptable n’est pas finalisé, si vos managers rechignent à valider en ligne, l’outil ne règlera rien. Il automatisera le désordre existant.
Avant de demander une démo à Lucca, prenez le temps de documenter vos règles de remboursement internes et de cartographier vos flux de validation. Vous gagnerez des semaines de déploiement — et l’outil fonctionnera vraiment comme prévu dès le premier mois.