Gérer les notes de frais à la main, c’est perdre du temps que personne n’a. Entre les justificatifs papier qui disparaissent, les tableurs Excel bricolés et les remboursements qui traînent trois semaines, les équipes comptables et les collaborateurs en déplacement souffrent du même problème. Notilus, éditée par Cegid, s’attaque exactement à ce gaspillage — et depuis suffisamment longtemps pour qu’on puisse en parler avec du recul.
La solution s’est imposée comme l’une des références françaises sur le marché de la gestion des frais professionnels. Mais « référence » ne veut pas dire « parfaite pour tout le monde ». Voici ce que Notilus fait concrètement, comment la connexion au portail fonctionne, et pourquoi certaines entreprises l’adoptent… ou ne l’adoptent pas.
Ce que Notilus fait (et comment ça marche)
Une plateforme pensée pour les salariés en déplacement
Notilus InOne — nom complet de la solution actuelle sous pavillon Cegid — couvre le cycle complet de la note de frais : saisie, validation, contrôle de conformité, remboursement. Le collaborateur photographie son ticket de restaurant depuis l’application mobile, la technologie OCR reconnaît les données, et le montant s’intègre directement dans la fiche de frais. Terminé, le classeur à chaussures rempli de reçus froissés.
Les fonctionnalités principales :
- Capture de justificatifs par photo (iOS et Android)
- Lecture automatique des données via OCR
- Gestion des avances sur frais
- Contrôle automatique des plafonds et politiques voyage de l’entreprise
- Intégration avec les grands ERP (SAP, Oracle, Sage…)
- Exports comptables paramétrables
Ce qui distingue Notilus de ses concurrents directs, c’est la profondeur du paramétrage. Une PME de 80 personnes et une multinationale avec des filiales à l’étranger peuvent toutes deux configurer la solution selon leurs règles internes — plafonds par catégorie, workflows de validation à plusieurs niveaux, devises multiples. C’est là que réside la vraie valeur ajoutée.
✅ À retenir
Notilus InOne prend en charge l’intégralité du cycle note de frais : de la photo du ticket à l’écriture comptable. L’OCR réduit la saisie manuelle à presque zéro pour le collaborateur, ce qui accélère mécaniquement les délais de remboursement.
La connexion à Notilus InOne : authentification et accès
L’authentification au portail Notilus se fait via une URL spécifique fournie par l’administrateur lors du déploiement. Chaque entreprise dispose de son propre espace client, avec un identifiant et un mot de passe définis à la création du compte. La connexion est sécurisée par HTTPS et peut être renforcée par une authentification à double facteur selon les paramètres choisis par l’entreprise.
En cas d’oubli de mot de passe, le portail propose une réinitialisation directe par e-mail — procédure classique, opérationnelle en moins de deux minutes. Pour les grandes structures qui utilisent un annuaire d’entreprise, Notilus supporte le SSO (Single Sign-On), ce qui permet aux collaborateurs de se connecter avec leurs identifiants habituels sans gérer un accès supplémentaire.
💡 Notre conseil
Si votre entreprise utilise déjà Azure Active Directory ou Google Workspace, demandez à votre interlocuteur Cegid d’activer l’intégration SSO dès le déploiement. Ça évite la gestion d’un mot de passe supplémentaire pour chaque salarié — et ça diminue les tickets d’assistance liés aux accès oubliés.
🎯 Notilus vaut-il vraiment le coup pour votre entreprise ?
Les points forts confirmés par les utilisateurs
Les retours terrain convergent sur quelques points précis. 47 % des équipes financières qui adoptent un outil de gestion automatisée des frais déclarent récupérer au moins 3 heures par semaine sur le traitement administratif (source : GBTA, étude voyages d’affaires 2023). Notilus s’inscrit dans cette tendance, avec un argument supplémentaire : la conformité fiscale est gérée en amont.
Ce que les utilisateurs apprécient le plus :
- L’application mobile, jugée intuitive même par des profils non techniques
- La rapidité de traitement une fois les workflows configurés
- La traçabilité complète de chaque note de frais (qui a validé, quand, pourquoi un refus)
- L’accès aux rapports analytiques pour piloter les dépenses par équipe ou par projet
« Avant Notilus, le cycle moyen entre le dépôt d’une note de frais et le remboursement était de 18 jours. Aujourd’hui, on est à 6 jours. »
— Témoignage client publié par Cegid
Les limites à connaître avant de signer
Notilus n’est pas exempt de frictions. Le déploiement initial demande un investissement en temps réel : paramétrage des politiques voyage, formation des approbateurs, intégration avec l’ERP existant. Pour une petite structure de moins de 20 personnes, le rapport coût/bénéfice mérite d’être calculé sérieusement — des outils plus légers peuvent suffire.
| ✅ Avantages | ⚠️ Points de vigilance |
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⚠️ À garder en tête
Notilus ne publie pas de grille tarifaire publique. Le prix dépend du nombre d’utilisateurs, des modules activés et du niveau d’intégration souhaité. Prévoyez un temps de négociation commerciale et demandez systématiquement une période d’essai ou une démonstration sur vos propres données.
Comment démarrer avec Notilus
La mise en place suit un schéma assez standardisé chez Cegid :
Définition des politiques voyage, des catégories de frais et des plafonds avec l’équipe Cegid. C’est l’étape la plus longue — comptez 3 à 6 semaines selon la complexité de votre organisation.
Intégration avec l’ERP comptable et, si applicable, activation du SSO. Un test de bout en bout est réalisé avant le déploiement général.
Les utilisateurs reçoivent leurs accès, souvent accompagnés d’un tutoriel vidéo ou d’une session de prise en main. L’application mobile se télécharge depuis les stores habituels.
Pour aller plus loin sur les bonnes pratiques de gestion des notes de frais en entreprise, d’autres ressources détaillent les obligations légales de conservation des justificatifs et les règles de déductibilité TVA à maîtriser quelle que soit la solution choisie.
Notilus reste une solution sérieuse pour les entreprises de taille intermédiaire à grande, avec des déplacements fréquents et des règles de validation complexes. Le logo Cegid derrière l’outil rassure sur la pérennité de l’éditeur — et c’est un critère qui compte quand on intègre une brique aussi centrale dans son système d’information financier.
FAQ — Notilus note de frais
Notilus est-il accessible depuis un smartphone ?
Oui. Notilus InOne dispose d’une application mobile disponible sur iOS et Android. Elle permet de photographier les justificatifs, de soumettre des notes de frais et de suivre leur statut de validation, sans passer par un navigateur.
Comment réinitialiser son mot de passe Notilus ?
Depuis la page de connexion du portail Notilus InOne, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un lien de réinitialisation est envoyé à l’adresse e-mail associée au compte. Si vous ne recevez rien, vérifiez les courriers indésirables ou contactez votre administrateur RH ou IT.
Notilus est-il adapté aux PME ?
Notilus est techniquement accessible aux PME, mais son niveau de complexité et son modèle tarifaire (sur devis) le rendent plus pertinent à partir d’une centaine d’utilisateurs. En dessous, des alternatives comme Spendesk ou Jenji peuvent offrir un meilleur rapport simplicité/prix.
Notilus gère-t-il la TVA sur les notes de frais ?
Oui. La solution intègre les règles de récupération de TVA françaises et européennes. L’OCR extrait les montants HT/TTC directement depuis les justificatifs, ce qui facilite les déclarations fiscales et réduit les erreurs de saisie.
Quelle est la différence entre Notilus et Cegid Notilus ?
C’est la même solution. Notilus a été racheté par Cegid, qui commercialise désormais l’outil sous le nom Cegid Notilus ou Notilus InOne. Le nom historique Notilus reste utilisé couramment par les anciens clients et dans les recherches en ligne.